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office教程资料:
371使数据有效性中引用的列表自动增长

问题:有效性列表保存在隐藏的工作表中。每次在列表中加入新值,需要重新定义
所有区域的名称。
策略:使用OFFSET函数可以创建1个动态的命名区域。这个函数可以描述1个矩
形区域,最多可以有5个参数。
    假如要描述一个如图4-308所示的列表。OFFSET函数的第1个参数是1个单元格引用,
在这里是Al单元格,后面的两个参数是参照左上角的单元格应该向下的行数和向右移动的列
数,在这里两个参数都是0,最后的两个参数是区域中的行数和列数。对于行数,可以使用
=COUNTA(A:A),对于列数,使用1。
    用COUNTA函数计算A1:A7的引用,OFFSET函数可以写为:=OFFSET(A1,0,0,COUNTA
(A:A),1)。使用这种方法的优点是在列表的末尾加入新数据时,OFFSET函数将查找到新值。
    要创建一个能够自动增长的列表,按以下步骤操作。
    “、在工作簿中插入1个新的工作表,给工作表起1个不带空格的名称,比如“Lists”。
    (2)从Al单元格开始输入列表,不要加入标题。
    (3)如果需要,从B1、C1单元格输入其他列表。
    (4)选择“公式一名称管理器”,打开“名称管理器”对话框,单击“新建’’按钮。
    (5)打开。新建名称”对话框。给出1个名称,把范围设置成“工作簿”,在引用位置输
入整个OFFSET,一定要使用绝对引用,在前面还要加上工作表名称:=OFFSET(Lists!$A$1,0,0,
COUNTA(Lists!$A:$A),1)。单击“确定”按钮,回到“名称管理器”对话框,最后的结果应该
如图4-309所示。
图4-308用OFFSET函数描述列表
图4-309名称Books会自动增长
(6)对其他列表重复第4步和第5步。
(7)在另外1个工作表中设计“数据有效性”时,可以用“=Books"来表示列表。
总结:在列表的末尾加上新项目,下拉列表中会自动反应出新项目。
    小经验:要使这种方法正常工作,必须确保工作表的名称中间没有空格。不能任意地在列
袁下面输入其他数据。最好使用专门的工作表,而且要隐藏起来,才不会有人偶而在列表下面
加入临时的计算数据。
    补充说明:根据不同的使用环境,可以在列表的后面增加新值。在每个列表的末尾增加1
个特定的标记,比如输入“***增加新值***”,以后只需简单查看,就知道是否已经在列表的
后面输入了新值。
总结:使用OFFSET函数,可以使“数据有效性”中引用的列表自动增长。
使用的命令:公式→名称管理器。
使用的函数:=OFFSET();=COUNTA()。
Excel 97~Excel 2003:插入名称定义。


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