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office教程资料:
41.2使用Groove 2007客户端
 
    与第51章所讨论的SharePoint不同,Groove没有向Word添加任何额外功能或特别利用Word
的现有功能。Groove也没有在极大程度上提供对同一文件的共享或协调访问(请参阅本章后面的
“使用Groove文档”)。相反,在共享工作区时,每个计算机在工作区中都有它自己的本地文件副
本。这可能有点繁琐,虽然不能节省存储空间,但是很方便。
    如果是在企业工作,可能已经通过Groove服务器或SharePoint访问过其他设备。实现的内
容非常多,所以本拿不可能真正或充分说明如何与IT部门创建的环境交互。而是集中讨论单个
用户的Groove
体验,以及所有Groove 2007客户端应用程序用户都要用到的方面。

41.2.1 Groove基础
 
    Groove主要有两个窗口:“启动栏”和“工作区”
窗口。安装Groove时会完成两件事:Groove图标被添
加到Windows通知区域(系统任务栏)和打开“启动栏
( Launchbar)”。“启动栏(Launchbar)”(如图41-1所示)
默认以选项卡式视图显示。它主要有两个选项卡:“工作
区( Workspaces)”和“联系人(Contacts)”。如果想一
次看到更多信息,请选择“选项( Options)”并取消选
定“选项卡式视图(Tabbed View)”。Groove然后会显
示相互叠加的“工作区( Workspaces)”和“联系人
( Contacts)”,底端则是“命令任务(Command Tasks)”。
单击“工作区列表(Workspace List)”或“联系人列表
(Contact List)”时,“命令任务(Command Tasks)”列
表会改为显示与选中列表相关的任务,如同更改选项卡
时那样变化。
    使用“启动栏( Launchbar)”可以创建新工作区、
更改工作区属性、控制通知、提出邀请,以及添加和删
图41-1使用“启动栏(Launchbar)”访问“工作 区( Workspace)“和“联系人(Contacts)”列表
除联系人等。
    要显示“工作区( Workspace)”窗口,请右键单击系统任务栏中的Groove图标,选择“打开
( Open)”→“工作区( Workspace)”。在“选择工作区(Select Workspace)”中单击要打开的工作
区,然后单击“确定(OK)”按钮。在本章后面的“工作区”部分,将学到更多有关工作区的内
容。“工作区( Workspace)”窗口提供了许多与“启动栏(Launchbar)”相同的工具。
 
41.2.2账户
 
    使用Groove必须要有账户。要创建新Groove账户,请右键单击系统任务栏中的Groove图标,
选择“新建账户( New Account)”。在“账户配置向导(Account Configuration Wizard)”中选择“创
建新Groove账户(Create A new Groove account)”并单击“下一步(Next)”继续。在“Groove
账户配置代码( Groove Account Configuration Code)”步骤中,如果不知道“Groove账户配置代
码( Groove Account Configuration Code)”是什么,请选择“我没有Groove账户醌置代码(I don't
have a Groove Account Configuration Code)”并单击“下一步(Next)”。在下一个窗口中键入名称
和电子邮件地址(但是请在继续之前阅读下面的“提示”)。

提示:在为自己创建多个Groove账户时,请不要使用同一名称。名称是用来标
识账户的。使用同一名称将不能识别名称所标识的账户。应该用括号包含有关电子
邮件地址的信息。例如,我可能会有一个名为Herb Tyson(MSN)的账户,一个名
为Herb Tyson(Hotmail)等。这样在我登录到Groove时就能区别这些账户。

键入密码并确认它,可以提供密码提示(如果需要)。选择需要的密码行为/设置后单击“下
一步( Next)”。Groove会闪烁“创建账户(Create Account)”消息框,然后询问是否将您列在“公
共Groove目录(Public Groove Direltory)”中,同不同意都行。可以选择“只显示名称(Name Only)”,
特别是在拥有多个使用相同名称的账户时。
 
    注意:Groove账户不与.NET Passport关联。在“输入Groove账户信息(Enter
Groove Account)“中键入的电子邮件地址和密码与.NET Passport无关。键入的密码
是自己设置的,用于登录Groove,它不会连接到电子邮件账户。电子邮件地址只是
一种其他成员联系您的方式。
 
    删除账户
 
    删除账户可能会由于信息给出的方式显得有点混乱。要删除账户,请右键单击系统任务栏中
的Groove图标,单击要删除的账户名后单击“启动栏(Lauchbar)”。在“启动栏(Lauchbar)”
窗口中,选择“选项( Options)”岭“参数( Preferences)”专“账户( Account)”选项卡。“账户
( Account)”选项卡面板下方将显示计算机的名称——不是Groove账户名。虽然如此,但此处就
是删除账户的地方。该操作不会删掉计算机的名称。
 
    警告:删除账户将删掉创建的所有“标准”工作区及其包含的全部数据和文件
(请参阅下面的“工作区”)。请在删除账户之前备份所有需要保存的内容。
 
    对需要保存的内容备份后,单击“删除( Delete)”按钮。请注意有关删除的警告,然后单击
“是( Yes)”按钮确认“删除账户(Delete Account)”。Groove将删除此账户,保留其他未动的账
户。单击“确定( OK)”按钮完咸删除操作。
 
41.2.3  工作区
 
    利用Groove做任何有用的事情都需要创建工作区。要创建工作区,请在“启动栏(Lauchbar)”
或“工作区( Workspace)”窗口中单击“新建工作区(New Workspace)”。有两种基本工作区:“标
准( Standard)”和“文件共享(File Sharing)”。第3种是“模板(Template)”,只有在IT部门安
装了供使用的文件后才会列出模板。
 
    “标准( Standard)”工作区有一个“文件(Files)”工具和一个“讨论(Discussion)”工具(可
以向其中添加其他工具,如“日历( Calendar)”、“图片(Pictures)”、“记事本(Notepad)”、“InfoPath
表单(InfoPath Forms)”和“任务管理表(Issue Tracking)”),如图41-2所示。注意左边的“工
作区列表(Workspace List)”。这个工作区信息与在“启动栏(Lauchbar)”中看到的一样(除了
共享文件夹工作区,它们显示在“Windows资源管理器”窗口中)。在椭圆背景中看到的“1”表
示有一个用户在显示的工作区中处于活动状态。
图41-2标准“工作区”显示在“工作区(Workspace)”窗口中
    第2种工作区“文件共享(File Sharing)”不在Groove的“工作区(Workspace)”窗口中显
示。而是显示在“Windows资源管理器”窗口中,左边是“Groove文件夹同步(Groove  Folder
Synchronization)”面板。显示的方式取决于运行的是Windows XP还是Windows Vista,但面板本
身的外观应该相同。“Windows资源管理器”工具栏中添加有文件夹同步工具。可以使用此文件
夹同步工具打开或关闭“Groove文件夹同步(Groove Folder Synchronization)”面板。任何文件夹
都可以显示此面板,并不只限于使用Groove共享的文件夹。
    如果文件夹使用Groove共享,则显示的“Groove文件夹同步(Groove Folder Synchronization)”
面板如图41-3所示。否则“Groove文件夹同步”面板会说明它存在的理由。其中一个工具用于
操作显示的文件夹(使它成为Groove文件共享工作区),另一个工具则说明我刚刚说过的内容。
“Windows资源管理器”中增加的另一个工具是一个特殊的文件夹图标,它会在文件夹使用Groove
共享时显示,也在图41-3中表示出来。注意该图标只在与它关联的账户被激活时才显示。
图41-3在安装Groove时,“Windows资源管理器”中会增加许多迷人的东西。会添加“Groove文件夹同步     ( Groove Folder Synchronization)”面板,同时还有一个新图标,通知文件夹已经使用Groove共享
 
    删除工作区
 
    因为存在两种不同的工作区,所以有两种方式从Groove删除工作区或解除它们的关联。对于
“标准(Standard)”工作区是删除。删除“标准(Standard)”工作区时,它包含的所有文件和其
他数据都会从计算机中删除。如果有需要保存的文件,请在删除工作区或包含工作区的账户之前
对它们备份。
    要删除“标准( Standard)”工作区,请在“启动栏(Launchbar)”或“工作区(Workspace)“
窗口中右键单击要删除的工作区并单击“删除( Delete)”按钮。注意提供的选项,根据要求仔细
选择。再次说明,请确保备份所有不想丢失的内容,因为该操作会将文件从计算机中删除,因此
无法再访问它们。
    删除“文件共享( File Sharing)”工作区并不是删掉它,只是告诉Groove停止同步和共享它。
要实现该操作,请在“启动栏( Launchbar)”中右键单击文件夹,选择“删除(Delete)”岭“从
此计算机(From this Computer)”或“所有成员(For All Members)”。如果选择前者,就只在自
己的计算机上取消文件夹的Groove使用,如果是后者,则禁止所有成员使用Groove。两种情况
都没有删除任何实际文件,删除的只是与Groove的关联,文件夹不会受到影响。
 
41.2.4发送工作区邀请
 
    出于某些原因,需要在不同计算机上使用工作区。一种方法是邀请他们,即使只有自己。
    可以邀请某人使用来自“启动栏( Launchbar)”或“Groove文件夹同步(Groove  Folder
Synchronization)”面板中的共享文件夹或标准工作区。要邀请其他用户,请在“启动栏( Launchbar)”
中单击选中工作区或“文件共享(File Sharing)”文件夹,然后选择“邀请到工作区(Invite to
Workspace)”。此时将显示“发送邀请(Send Invitation)”对话框,如图41-4所示。注意录制、播
放和删除留言按钮。只有在用户已经在Groove联系人列表中,并且当前联机的情况下才使用这些
按钮。如果没有可用用户,则通过电子邮件发送邀请,不发送录制部分。
图41-4可以键入消息或/和录制消息
    在“收件人( To)”框中键入联系人的姓名或电子邮件地址。将“角色”设置为“管理员
( Manager)“、“参与者(Participant)”或“来宾(Guest)”。参考Groove的“帮助(Help)”系统
了解每个角色的默认定义方式,以及如何针对特定工作区为每个角色分配访问级别。
 
  在给出的空白处键入消息。如果联系人联机,而且已经包含向他们说明的记录,则不需要详
细描述消息。但是,如果通过电子邮件发送邀请,则可以根据他们对Groove的熟悉程度确定消息
级别并详细描述邀请者需要。

    要邀请其他联系人,请单击“添加其他联系人(Add More)”。在“添加收件人(Add Recipients)”
对话框中键入姓名或电子邮件地址,或者从缓存联系人中选择(如果可以)。单击“添加到列表(Add
 to List)”将姓名发送到“收件人列表(Recipient List)”。如果需要查找姓名的帮助,请单击“搜
索用户( Search for User)”。完成之后,单击“确定(OK)”按钮。回到“发送邀请(Send Invitation)”
对话框后确定是否请求接受确认,然后单击“邀请( Invite)”。

    要邀请其他计算机共享文件夹,请在“启动栏( Launchbar)”选中文件夹后单击“邀请我的
其他计算机(Invite My Other Computers)“。单击“确定(OK)”按钮确认如图41-5所示的通知。
被复制Groove账户信息的计算机将自动接收共享文件夹信息。
图41-5可快速又方便地邀请其他计算机使用共享文件乡夹

41.2.5取消待定邀请
 
    一旦某人接受加入工作区的邀请后,就无法取消他的成员身份。但是,可以在他尚未接受之
前取消邀请。在“启动栏( Launchbar)”中选中工作区,选择“选项(Options)”吟“取消所有待
定邀请( Cancel All Pending Invitations)”。这样便可取消所有待定邀请。

41.2.6接受工作区邀请
 
    可以以两种方式接收工作区邀请。如果联机,并且已经登录到Groove,邀请会显示为弹出项
(或弹入项,因为它通过系统任务栏显示),如图41-6所示。如果邀请在获得它之前消失,请将鼠
标悬停在系统任务栏中的Groove图标上让消息重现,再单击“邀请”链接。
图41-6如果已经登录到Groove账户,邀请会以弹出项出现在系统任务栏附近
    在“响应邀请( Respond to Invitation)”中根据需要单击“接受(Accept)”或“拒绝(Decline)”,
或者单击“关闭( Close)”按钮推迟决定。如果单击“答复(Replay)”按钮并发送应答信息,实
际上就是接受了邀请。

    如果尚未登录到Groove账户,邀请将以电子邮件的方式给出。电子邮件中包含单击接受邀请
的链接。
 
    注意:出于桌些原因,Groove发送的电子邮件邀请有时包含的是断开的链接。
由于链接的换行方式,部分链接显示为连续行,不包含在链接部分中。发生这种情
况时,请将孤立部分复制到“剪贴板”,然后单击非孤立部分。浏览器出现后按Esc
键阻止加裁断开的链接,再将孤立部分粘贴在显示的URL末尾,然后按Enter键加
载链接。
 

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