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office教程资料:
 6.2 制作员工通讯录

    为了能够及时联络到公司员工,公司行政人员应制作一份员工通讯录。使用Excel
相关功能,可轻松制作该表格。下面以制作员飞通讯录为例,向用户介绍Excel 数据填
充及数据查找、替换等功能的操作。
 
6.2.1 输入通讯录内容

    双击打开"Chapter 06 实例文件. xlsx"文档,并新建一个工作表,指定所需单元格
即可输入内容。
 
(1) 新建工作表
 
    在打开的工作簿中,单击Sheet2 工作表标签,新建工作表,如下图所示。

使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录1

(2) 重命名工作表
 
    双击Sheet2 工作标签,或单击鼠标右键,执行“重命名”命令,输入该工作表名称,
完成重命名操作, 如下图所示。

使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录2
(3) 输入表头内容
 
    选中所需单元格, 按键盘上的方向键,输入表头内容,如下图所示。
 
使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录3

(4) 调整列宽
 
    选中B 列,将光标移至该列分割线上,使用鼠标拖曳的方法调整该列宽,如下图
所示。

使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录4

(5)调整其他列宽
 
    按照同样的操作, 将E 列的列宽进行调整,如下图所示。
 
使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录5

( 6 ) 输入单元格内容
 
    选中A2 和A3 单元格,输入序号,结果如下图所示。
使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录6

(7) 选择自动填充控制点
 
    使用鼠标拖曳的方法,选中A2 和A3 单元格,将光标移至单元格右下角自动填充控
制点上,此时,光标转换成实心十字插入点如下图所示。

使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录7
( 8) 鼠标拖曳填充控制点
 
    按住鼠标左键不放,拖动该控制点至表格第6 行,此时在光标处则可预览填充的数
据信息,如下图所示。
使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录8

(9) 完成数据填充操作
 
    释放鼠标,此时系统将自动填充相应的数据内容,如下图所示。

使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录9
(10) 填写B2 单元格内容
 
    选择B2 单元格,在此输入相关内容,如下图所示3
使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录10

(11 ) 复制单元格内容
 
    单击该单元格右下角的填充控制点,按住鼠标左键不放,拖动该角点至第6 行单元
格,如下图所示
使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录11

(12) 查看结果
 
    释放鼠标,此时被选中的单元格已被复制填充,结果如下图所示。
使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录12

(13) 输入C列内容
 
    将文本插入点定位于C 列所需单元格,并输入相关内容,结果如下图所示。

使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录13

(14 ) 设置数字格式
 
     选中D2 单元格,在“开始”选项卡的“数字”组中,单击下拉按钮,选择“文本”选项,
如下图所示。
 
使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录14

(1 5) 输入D 列内容
 
    在D2 单元格中输入号码,如下图所示。

使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录15

( 16 ) 输入E 列内容
 
     选中E 列单元格,输入相关数据内容,
使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录16

如上图所示。
 
(17) 快速填充单元格
 
    选中A5: A6 单元格区域, 填充所需单元格, 完成该列单元格快速填充操作, 如下
图所示。
使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录17

(18) 输入表格其他内容
 
    按照以上操作方法, 完成该表格其他内容的输入操作,如下图所示。
使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录18

6.2.2 编辑通讯录表格

    表格内容输入完成后, 有时会对表格进行必要的编辑与调整,例如插人行和列、
插入批注、表格的拆分等。下面介绍具体操作。
 
1.插入单元行、列
 
    表格内容输入完成后,如果要对内容进行添加,可使用“ 插人行或列”功能,操作
如下。
 
( 1 ) 启动”插入行”命令
 
    选中表格首行内容,单击“开始” 选项卡“单元格”组中的“插入“ 下拉按钮,选
择“插入工作表行” 选项, 如下图所示。
使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录19

( 2 ) 查看效果
 
    选择完成后, 被选中的单元行上方已添加了空白单元行, 如下图所示。
使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录20

(3) 输入标题行内容
 
    选中A1单元格,输入表格标题内容,如下图所示。
使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录21

(4)插入单元列
 
    在表格中,选择所需单元列,在“单元格”组中单击“插人”下拉按钮,选择“插人工
作表列'选项,如下图所示。

使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录22

(5)查看效果
 
  此时在被选单元列的左侧即可插人一列空白列,如下图所示。
使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录23


知识加油站
    快速选择行和列
    若想快速选中表格中的某一列或某一行, 只需单击所需的列序号或行序号
即可。

( 6)快速复制单元列格式
 
    插人单元列后,单击“格式刷”下拉按钮,在下拉列表中选择相应的复制选项即可将格
式应用到被选单元列中,如下图所示。
使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录24


(7) 删除多余行或列
 
    选中所需行或列,单击鼠标右键,执行“删除”命令即可删除行或列,如下图所示。
使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录25

(8) 清除单元格内容
 
    选中B4 : B7 单元格区域,在“开始”选项卡中,单击“编辑”组中的“清除“下
拉按钮,选择“清除内容”选项,如下图所示。
使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录26

(9) 查看效果
 
    选择完成后,被选中的单元格内容已及时清除,如下图所示。

使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录27

(10) 清除其他单元格内容
 
     按照同样的操作方法,将其他多余单元格内容进行清除,如下图所示。
使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录28

2.插入单元格批注
 
    若想在表格中插人批注内容.可使用‘.批注”功能,操作如下。
 
(1)启动'新建批注,’功能
 
    选中所需批注的单元格,这里选择D3单元格,切换至“审阅”选项卡,在‘.批注”
组中单击“新建批注”按钮.如下图所示。
使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录29

(2)输入批注内容
 
    此时在该单元格右侧即可显示批注文本框,在该文本框中输入批注内容,如下图所示。

使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录30

(3) 调整批注框大小
 
    将光标移至批注框任意控制点上,按住鼠标左键不放,拖动光标至满意位控,释放
鼠标即可凋整其大小,如下图所示。

使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录31
(4) 完成添加
 
    输入批注后,单击表格任意处即可完成添加。此时表格中有批注的单元格, 会有红
色三角形显示在该单元格右上角处,如下图所示。
使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录32

(5) 显示批注
 
    将插入点移至有批注的单元格内,此时在单元格右侧会显示相关批注内容,如下图所示。
 
使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录33

(6) 插入其他批注内容
 
    按照同样的方法,添加其他单元格批注,结果如下图所示。
使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录34

(7) 删除批;主内容
 
    选中有批注的单元格,在“审阅” 选项卡的“批注”组中,单击“删除”按钮即可
删除批注, 如下图所示。

使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录35

知识加油站
    显示表格所有批注内容
    默认情况下,有批注的单元格是以墨迹显示,若想显示批注所有内容,
只需在“批注” 选项组中单击“ 显示所有批注”按钮, 即可显示表格所有批注
内容。

3.设置单元格格式
 
    表格内容输人完毕后,用户可适当地对其格式进行设置。
 
(1)合并单元格
 
    选中A1 : El单元格区域.单击“合并后居中”按钮,将标题行合并.结果如下图
所示。
使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录36


(2) 合并其他单元格
 
    选中B3 : B7 单元格区域,单击“合并后居中”按钮,将其合并。按照同样的操作
方法将其他单元格合并,如下图所示。

使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录37

( 3) ) 设置文本格式
 
    选中表格所需单元格,在”字体”组中设置好文本的字体和字号,在“对齐方式”
组中设置文本对齐方式,结果如下图所示。

使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录38

(4) 打开边框”对话柜
 
    全选表格内容,单击鼠标右键.执行“设置单元格格式”命令打开相应的对话框,
单击“边框”选项卡,如下图所示。

使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录39

(5) 设置表格外框线
 
    在“样式”列表框中,选择满意的外框线样式,在“预置”选项组中,单击“外边框”
按钮,如下图所示。

使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录40

(6)设置内框线
 
    在“样式”列表框中,选择内框线样式,
 
使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录41

并单击“预置”选项组中的“内部”按钮,如上图所示。
 
知识加油站
 
    使用功能区命令添加边框线
    全选表格, 切换至“开始” 选项卡,在”字体” 组中, 单击“边框” 下拉按
钮,在下拉列表中选择满意的边框选项,同样也可以添加表格边框线。
 
(7) 添加表格边框
 
    单击“确定”按钮,此时该表格已添加边框线,如下图所示。
 
使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录42

4.添加单元格底纹
 
    在Excel表格中.用户还可根据需要为单元格添加相应的底纹颜色,使表格外观更
加美观。
 
(1)切换至“填充”选项卡
 
    选中A2: E2单元格,单击鼠标右键,
 
使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录43

执行“设置单元格格式”命令,打开相应对话框,切换至“填充”选项卡,如上图所示。
 
(2)选择填充颜色
 
    在“背景色”选项组中,选择满意的颜色,如下图所示。
使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录44

(3)完成设置
 
    选择完成后,单击“确定”按钮,完成单元格底纹的填充,如下图所示。
 
使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录45

 
(4) 选择单元列
 
     选择A 单元列,打开“设置单元格格式”

使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录46
对话框, 在”填充”选项卡中,单击“填充效果”按钮,如上图所示。
 
(5) 设置渐变色颜色
 
    在“填充效果”对话框中,设置好”颜色1 "和“颜色2"' 在“底纹样式”选项组中, 设
置好渐变样式,如下图所示。

使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录47
 
(6) 完成渐变色填充
 
    单击“确定”按钮, 返回上一层对话框,再次单击“确定”按钮,完成渐变色底纹填充,
如下图所示。
 
使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录48

知识加油站
        快速填充单元格底纹
    选中所需单元格,在“开始”选项卡的“字体”组中,单击“填充颜色”
下拉按钮,选择满意的颜色,即可快速填充单元格。

6.2.3 查找和替换通讯录内容

    要想在复杂的表格中,快速查找或替换某一单元格内容,可使用Excel中的‘“查找”
和“替换”功能。下面介绍具体操作。
 
1.查找单元格内容
 
    在表格中,使用“查找”功能的具体操作如下。
 
(1)启动“查找”功能
 
    选中表格中的任意单元格,在“开始”选项卡的“编辑”组中,单击“查找和选择”
下拉按钮,在下拉列表中选择“查找”选项.如下图所示。
 
使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录49

(2) 输入查找内容
 
    切换至“查找和替换”对话框的“查找“选项卡,输入查找内容,如下图所示。
 
使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录50


 
(3) 显示查找结果
 
     输入完成后,单击“ 查找全部”按钮,

使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录51

此时系统将自动搜索表格内容,在打开的查找列表中显示结果,如上图所示。
 
(4)完成查找
 
    在查找列表中,单击所需内容,此时系统将自动在表格中定位相应单元格。
 
2.替换单元格内容
 
    在Excel表格中,替换单元格内容的方法如下。
 
(1)启动‘’替换”时话框
 
    单击“查找和选择”下拉按钮,选择“替换”选项,如下图所示。

使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录52

(2) 设置替换内容
 
    在“查找和替换”对话框的“替换”选项卡中,单击“查找内容“文本框,输入要
替换的内容,然后在“替换为“ 文本框中,输入新内容,如下图所示。
 
使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录53
 
(3) 完成替换
 
    设置完成后,单击“全部替换”按钮,
使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录54

系统将自动替换所需单元格中的内容,并打开替换结果, 单击“确定”按钮完成操作, 
如上图所示。
 
6.2.4 打印员工通讯录

    通讯录表格制作完成后,用户通常都需将其打印。下面介绍如何打印Excel 工作表。
 
( 1 ) 启动“ 纸张大小”功能
 
    切换至'页面布局”选项卡,在“页面设置”组中,单击“纸张大小”下拉按钮.
选择满意的纸张大小值,这里默认选择A4,如下图所示。
 
使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录55

( 2 ) 设置页边距
 
    单击“页面设置”对话框启动器按钮,在打开的对话框中,在“页边距”选项卡中
将“上”“下” “ 左”“右”页边距值设为2,并分别选择“水平”和“垂直”选项,如下
图所示‘

使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录56

(3) 设置打印选项
 
    单击“文件”选项卡,选择“打印”选项,打开打印界面,根据需要设置好打印份
 数,并选择好打印机型号.如下图所示。
使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录57

(4) 打印文件
 
    设置好后,用户可在预览视图中预览该表格内容, 并确认是否要修改。如无需修改,
单击“打印”按钮,稍等片刻即可进行打印操作,如下图所示。
 
使用Excel 制作普通工作表 6.2 制作员工通讯录58
 

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