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office教程资料:
第9章样式

9.1“样式”组

    样式是所有Word版本(不仅是Word 2007)的强大功能。
Word 2007包含的其他工具使使用样式来格式化文档变得更强大
且更灵活。名目繁多的选项可能使您感到惊奇,或许还有些无从
卜手的感觉。事实上,正是由于有太多不熟悉的元素,所以很多
关于Word 2007的操作都似乎被披上了一层神秘的面纱。
 
    本章将揭开这些神秘面纱,解开您的困惑,并且介绍这些
工具的作用。我们将着眼于新的概念和工具,例如“快速样式”
和“快速样式集”、“样式检查器”、“应用样式”任务窗格和“样
式”任务窗格。并将这些特性结合在一起来说明它们跟以前的
Word工具有何差别,例如“更改样式”对话框和“组建样式”。
 
    “开始”功能区中最明显的应用样式和更改样式的功能区控
件是“样式”组。“样式”组表面上看起来简单,但它只不过是
冰山一角罢了。如图9.1所示,该组有4个控件:“快速样式库”、
“样式集:、“扩展库”以及“样式”任务窗格启动器。
 
    注意:“快速”这个词很可能会迷惑许多用户.或许也注意到了“快速样式”这个术语也被
用于Smart Art库.但是这两者并没有什么关系.有一个办法可以区分这两者:可以认为它们是两
种不同类型的样式,一类适用于文本元素,另一类适用于某些图形元素.我们将在第18章“图
形和Smart Art"中讲解Smart Art“样式”.
 
    正常屏幕配置和分辨率下,“快速样式库”只显示3到5种
样式。但在很高的分辨率设置并且使用足够宽的显示器时,该区
域不使用“扩展库”控件就能显示多达12种样式。如图9.2所
示,单击“其他”按钮可以显示“快速样式库”中的更多样式。
如果库中还有更多样式,那么使用垂直滚动条或者通过拖动右下
角的控件来扩展或收缩库的大小后就可看到它们。
图9.1“样式”组是样式的命令和控制中心
图9.2样式库可以滚动查看,也可以改变库大小查看
    我们也可以通过“样式”组来访问“样式集”。如果单击“更改样式”工具,就会看到一些新
功能,如图9.3所示。选项组有“默认(黑白)”、“独特”等选项,这些都是为方便用户能快速地
改变文档外观而精心构建的样式集合(本章后续章节将详述这些样式集的出处)。
图9.3样式集提供了其他的同等样式,可使文档有不同的外观
    另外,注意“颜色”和“字体”控件。这些工具可以与“主题”一起使用,主题和“样式”
不是同一类事。与样式集类似的是,可使用主题显著改善文档的外观:然而与样式集不同的是,
主题依赖于在文档中所使用的主题元素。
 
    注意:“主题”是Word 2007的一个新特性,无法用于兼容模式文档.在“更改
样式”列表中,“样式集”功能是可用的,但是却不能用“颜色”和“字体”功能.
我们不但可以在Word 2007文档中使用这些特性,也可以在面向Web的文档(例如
*.mht. *.htm. *.html等)中使用.第25章“页面设五和节”中讨论“主题”.
 
    不同样式集的效果取决于在文档中使用的样式。如果仅使用“常规”样式的话,那么应用样
式集最多将更改字体。为了最大限度地利用Word的新样式特性,初写文档时就需要打下良好的
基础,即使用样式来区分各种文本(标题、正文、说明等)。
 
9.1.1使用样式

    在首次编写任何Word文档时,您总会自动采用默认样式。通常指“正文”。
 
    注意:“正文”样式与名为Normal.dotm的Word模板是完全无关的.Normal.dotm
包含许多不同的样式,只是其中有一个名称恰好是“正文”.事实上,每个Word模
板都包含一个名为“正文”的样式.这只是一个令人迷惑的、缺乏创意的名称选择.
其实可以将Word的默认样式命名为“基础”或“主体”,我也希望是这样.这样我
就不必做这些说明.幸运的是,“普通”视图又名“草稿”视图,这样至少减少了一
些迷惑。
 
    键入不同的文档部分应该考虑应用恰当的样式。例如,如果键入标题,应考虑使用标题样式,
例如“标题I "“标题2”或“标题3"。要执行该操作,请单击“快速样式库”中的标题样式,
如图9.4所示。如果未显示“标题1",可以单击“样式”右边的“其他”按钮,如图9.4所示。
图9.4单击“快速样式库”中的样式,将其应用于当前段落或选中的段落

    应用样式任务窗格
 
    如果您熟悉Word 2003或更低版本,也可以使用与之类似的应用样式的方法。在Word 2003
中,单击下拉工具中的“样式”或按Ctrl+Shift+S即可。Word 2007中没有默认的“样式”下拉工
具,但按Ctrl+Shift+S可以激活“应用样式”任务窗格,如图9.5所示。显示“应用样式”任务窗
格后,就能使用与Word 2003的“样式”工具类似的但不完全相同的方法了。
图9.5按Ctrl+Shift+S激活“应用样式”任务窗格,Word 2007用它取代Word早期“格式”工具栏中的“样式”工具
    提示:如前面所述,Word 2007中没有双认的“样式”下拉工具.确实是这样.
但是,您可以将某一工具添加到“快速访问工具栏”中.遗憾的是,无法给它分配
快捷健,不过至少可以使用它通过鼠标设置样式.更重要的是,它与“快速样式库”
不同,会一直显示分配给插入点的样式.
 
    要将此工具添加到“快速访问工具栏”,请右健单击“快速访问工具栏”,选择
“自定义快速访问工具栏”.将“自定义快速访问工具栏”设五为“用于所有文档(欲
认)",“从下列位五选择命令”设置为“不在功能区中的命令”.然后敲击命令列表,
敲击T键.此时将出现第一个以T开头的命令,同时也显示了所有以“样式”开头
的命令,单击名为“样式”的命令.将鼠标悬停在该命令上会显示工具提示“样式
( StyleGalleryClassic )".选中“样式”后单击“添加”,将它添加到“快速访问工具
栏”,然后单击“确定”按钮即可.

9.1.2创建和修改样式
 
    经常在使用内置标题样式时,它们并不能符合要求。可能字体或磅值不对,或者间距不合适,
没问题,可以进行修改。如果仍然需要使用现有样式,只是需要稍做修改,也可以创建新样式。
 
    要更改现有样式,请右键单击“快速样式库”中的样式,选择“修改”。此时将显示如图9.6
所示的“修改样式”对话框。根据需要更改样式。如果要更改的格式没有显示出来,则单击左下
角的“格式”,从7种不同的格式类别中进行选择。
图9.6使用“修改样式”对话框更改样式
    警告:请一直关闭“自动更新”,除非确实需要它(例如,公司的策略要求使用
它).“自动更新”设五有利有弊.如果启用该设置,例如,在对“标题3"进行更
改时,所做的更改会自动合并到样式定义中.文档中所有其他使用该样式的文本将
自动更改反映样式定义中的变化.如果使用的样式正确,将事半功倍.
 
    但从另一方面看,如果在整篇文档中误用了“正文文本”,在文档各处直接进行
格式化来修改,就会得到不好的结果.假设修改的“正文文本”样式有时用于标题,
有时用于说明,还有时用于其他目的.每次在某个地方修改“正文文本”,文档中所
有其他使用“正文文本”样式的地方也会发生变化,仔细进行的直接格式化也成了
无用功.您无法察觉,因为更新的地方可能很远,在文档的另一个部分.在发现变
化时,可能已经太迟了,已无法通过Ctrl+Z修复.令人庆幸的是,在“正文”样式
中没有“自动更新”选项.该选项在Word 2003及更低版本中带来了许多麻烦.在
Word 2007的“正文”样式中删除它可以避免制造麻烦!
 
    尽管可以使用特殊的“新建样式”对话框(例如,在“样式”任务窗格和“管理样式”对话
框底部),但并不限于该方法。图9.6中显示的是“标题3",但您可以键入新的样式名称。单击
“确定”后,该样式就创建了!
 
    通过示例修改样式
 
    另一种修改样式的方式就是假设没有启用“自动更新”,启用的是“提示更新样式”。选择
“Office按钮”。" Word选项”。“高级”选项卡,在“编辑选项”部分单击启用“提示更新样
式”。假设“自动更新”对给定的样式是不可用的,此时就可以执行所谓的“通过示例修改样式”。
而且还假定使用的不是“正文”样式,因为它有不同的使用规则(“自动更新”对“正文”样式
不起作用)。
 
    使用任何喜欢的格式化工具—功能区、键盘快捷键、对话框等等,通过这些工具修改文本,
使它呈现需要的样子。得到想要的结果后,可以创建新样式,也可以修改当前样式。注意,只有
当希望所有其他使用某一样式进行格式化的文本都以同一方式更改时,才修改这一给定样式。
 
    要创建新样式,请在“应用样式”任务窗格中的“样式名”框内键入新样式名称,然后按Enter
键应用它。

    要修改现有样式,请单击“应用样式”任务窗格中的“重新应用”。或者使用其他方法(如“快速样式库”或键
盘快捷键)重新应用当前样式。此时Word会出现如图9.7所示的提示对话框。如果当前样式为“正文”,是看
不到此对话框的。“正文”另有规则,而且只能接受简单的更改,因为更改之后往往会得到意想不到的结果。
 
    选择“更新”选项来根据当前选择(即“最近更改”—不是指“上一个星期或两个星期内”)中的格式重
新定义当前样式。“重新应用”选项将取消直接格式并重新运用原始样式。注意,选择“从现在开始自动更
新样式”会启用(选中)“修改样式”对话框中的“自动更新”复选框。所以在选中该复选框之前请考虑清楚!
 
    另一种实现通过示例修改样式的方法是使用RedefineStyle键盘分配方案。此方案在第4章
(“让Word为您工作”)中已讨论过。但该分配方案不要求启用“提示更新样式”选项。
 
    警告:而且,RedefineStyle可用于“正文”样式!这既有好处也有坏处.例如,
许多样式都是基于“正文”样式的.如果更改字体,每种使用“正文”样式中的字
体定义的样式也会更改.如果更改前后间距、缩进、对齐方式等等,那么每种从“正
文”继承这些属性的样式也会变化.而这些情况是很少需要的.
 
9.1.3快速样式集
 
    “快速样式集”是Word格式化工具库中的新增功能。“快速样式集”从一组.dotx(没有启用
宏的)模板获取信息。在“开始”功能区的“样式”部分,选择“更改样式”。“样式集”查看
样式名称,其中包括“默认(黑白)”、“独特”、“典雅”等等。
 
    这些样式集对应于.dotx文件,它们存储在C:\Program Files\Microsoft Office\OFFICE 12\1033\
QuickStyles路径下,如图9.8所示。
 
    注意:这些.dotx文件不包含文本或其他格式,仅包含135种内置的样式信息(这
不是一个完整列表;一些值得注意的缺少的样式是脚注、尾注、页眉和页脚).要查
看这些样式的列表,复制其中一个.dotx文件并将扩展名改为.zip.使用第5章描述
的技巧,查看word文件夹中的styles.xm1文件.
图9.8“快速样式集”存储为.dotx文件,用户可以更改或自定义这些文件
    要应用某一新“快速样式集”,请选择“更改样式”“样式集”,单击其中某个显示的样式
集,此时Word就将当前文档中的样式定义用那些包含在相应.dotx文件中的样式替换。这能有效
地将一个新文档模板覆盖在当前使用的文档模板上(即使基本文档模板的名称不变)。所有样式格
式常的文本,只要使用了替换的“快速样式集”,都会受影响。
 
    我在这里强调拌试‘芬式必是因为,如果段落应用的是直接格式化,则该格式不会被瞿盖。所
选文字的属性仅通过更改的样式来应用。例如,如果手动更改一组段落的对齐方式,将居中改为
左对齐,那么“快速样式集”中的任何对齐格式的应用都将被忽略。
 
1.修改和创建快速样式集
 
“快速样式集”不是固定不变的。可以修改Microsoft提供的,也可以创建自己的。
    顺便提一下,只有在某个内置“快速样式集”的原始格式很常用时,才修改Microsoft提供的
样式。虽然可以恢复原始的样式,但只使用不同的名称会更简单,如Classic Bert,可以将它标识
为自己的名称(假设您使用的名称为Bert).
 
    要轻松修改Microsoft提供的样式集,请打开应用了“快速样式集”的文档,通过“更改样式”
“样式集”应用想使用的样式,修改要更改的样式。最后,选择“更改样式”“样式集”。
“另存为快速样式集”,如图9.9所示。
 
    在“保存快速样式集”对话框中,指定要修改或要覆盖的内置样式集名称。例如,假设想自
定义“典雅快速样式集”,那么就在“文件名”中键入Elegant(不需要键入扩展名.dotx )。注意,
这样不会实际修改或覆盖原始文件。然后单击“保存”按钮。如果是创建自己的“快速样式集”,
则键入新的名称(如My Elegant)后选择“保存”按钮。
 
    如果在创建自己的“典雅”样式集时没有援盖Word的原始版本,那么Word如何知道是使用
您自己的而不是它的样式呢?前面所述,Word将它自己的“快速样式集”保存在Microsoft Office
Program Files文件夹中。而将自定义的“快速样式集”保存在C:\Documents and Settings\user
name\ApplicationData\Microsoft\QuickStyles文件夹中。通过选择“更改样式”。“样式集”显示
“快速样式集”列表时,Word会构建结合了用户文件夹和它“自己的”文件夹的列表,给予与
Word自带的“快速样式集”同名的用户自定义的“快速样式集”较高的优先级。
 
    要还原为Word自带的“快速样式集”,只需删除或重命名自己的样式集。但为了增加选项,
通常不给自己的“快速样式集”设置与Word自带的样式集相同的名称。
 
    提示:Normal.dotm文件中有自定义的样式吗?如果有,请在使用“快速样式集”
之前保护好原始Normal.dotm“快速样式集”(将它另存为一个单独的“快速样式集”).
方法是按下Ctrl+N新建一个基于Normal.dotm的文档窗口.再选择“更改样式”
“样式集”“另存为快速样式集”.在“文件名”中选择一个含义明确的名称,比
如My normal.dotm quick styles.
 
2.改变主意
 
    如果使用过“快速样式集”,但现在要恢复为文档自己的样式或基本模板,是可以实现的.要
恢复文档的原始样式,之前是不能保存和关闭文档的。即使文档已经被保存了,也可以将它恢复
为打开它时的原始样式。
 
    要恢复为当前编辑期间开始时的文档样式,请选择“更改样式”“样式集”。如图9.10所
示,单击“重设文档快速样式”选项。
图9.9可以修改内置“快速样式集”,也可以添加您自己的样式
图9.10只有当上一次“快速样式集”更改时没有保存和关闭文档,才可以恢复文档的原始“快速样式集”
    要能够恢复基本模板的样式,一定不能将“快速样式集”的更改保存入模板。否则,恢复除
了重应用己经生效的样式外,不会执行任何操作。对于文档,单纯的保存不会妨碍恢复原来的文
档,但与文档本身不同,针对基本模板的纯粹保存确实会提交更改的样式。如果执行该操作,请
看上一部分最后的提示。
 
假设并没有将“快速样式集”保存到当前文档模板,就可以恢复它的样式。选择“更改样式”
“样式集”“重设为模板中的快速样式”选项(参见图9.10)。
 


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